弘法の筆謬り

外資系企業で働く戦略コンサルタントのブログです

【Powerpoint】全ページ全オブジェクトを一括でグレースケール設定する方法

だいたいの企業では、コスト観点からカラー印刷は禁止されていると思います。
ペーパーレス化が進んでいる企業では資料は投影のみで、印刷することはめったに無い、ということもあるかもしれませんが、まだまだ紙に印刷して配布する文化が根強い企業も多いのではないでしょうか。

組織は戦略に従うと言いますが、資料は印刷に従う、というのもまた真です。
白黒印刷しか認められない環境であれば、予め資料もグレースケールで作成しておくというのがセオリーなのですが、やはり作成中はカラーで作成し、印刷のときだけ白黒設定にして印刷してしまう人は後を立ちません。

グレースケール設定の重要さ

それの何がいけないのか、という話ですが、論より証拠ということでまず具体例をご覧頂きます。
なにかこういった資料があるとします。

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カラーでは、それなりに見た目は整っている様に見えます。
しかしこれをいざ白黒設定してそのまま印刷してみると、、、

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この様に白で塗りつぶされているオブジェクトは、枠線なしでも白黒設定だと枠が強制的に印刷されてしまいます。

皆さんも一度はご経験されたことがあると思います。
最後のグレースケール設定を怠ったが為に、せっかく整えた見た目がめちゃくちゃになります。

グレースケールの設定方法

これを回避するためには、一つひとつのオブジェクトについて、プロパティを「グレースケール」に設定する必要があります。印刷設定をグレースケールにするのでは足りません。あくまでオブジェクト自体がグレースケールの設定になっていないと思う通りに印刷されません。

具体的には下記です。

  • 「表示」タブ → 「グレースケール」
  • オブジェクト(スライド中の箱とか図とか)を選択した状態で、「グレースケール」メニュー中の「グレースケール」を選択(元々は「自動」になっているはず)

通常、プレゼン資料は数枚から数十枚で構成されていますから、全スライド、全オブジェクトについてこのグレースケール設定をしてあげる必要があります。

1ページだけなら Ctrl+A で全てのオブジェクトを選択してグレスケ設定できるのですが、10ページあれば10回、100ページあれば100回この操作を繰り返す必要が出てきます。非常に面倒です。

マクロでの全ページ一括グレースケール設定方法

Officeでの面倒事は、全てVBAが解決してくれます。具体的にはこちらのコードのマクロを実行するだけです。

Sub GrayScale()
 Dim sld As Slide
 Dim i As Long
  For Each sld In ActivePresentation.Slides
   With sld
    For i = .Shapes.Count To 1 Step -1
     If .Shapes(i).BlackWhiteMode <> msoBlackWhiteGrayScale Then
     .Shapes(i).BlackWhiteMode = msoBlackWhiteGrayScale
     End If
    Next i
   End With
  Next sld
End Sub

マクロの実行方法については他のサイトで語り尽くされているところですので、本記事では割愛します。開発タブを表示して、Visual Basic Editorを表示して、、というやり方が通常ですが、PowerpointにはExcelで言うところの「個人用マクロブック」に相当するものが存在せず、どのPowerpointファイルを開いても同じマクロを使うということがExcelの様に簡単には出来ません。

そこでアドインの出番です。

アドインの設定方法

少しだけややこしいですが、一度だけ設定してしまえばあとはどのPowerpointファイルを開いても、いつでも「クイックアクセスツールバー」に上記マクロが実行できるボタンを表示し続けることができます。

Step1. Powerpointのアドイン(ppamファイル)をダウンロードする

まずはアドインファイルをこちらのページからダウンロードしてください。
※無料配布のものになりますので、各人のPC環境の違い等による動作の不具合等の責任は負いかねますことを、予めご了承頂ければと思います。(Windowsのみ)

Step2. 適切な格納場所に保存する

手元に上記アドインファイルがある前提でお話します。
アドイン(ppamファイル)は下記パスに格納してください。

C:\Users\(ユーザー名)\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns

(ユーザー名)の部分では、皆様のPCのユーザ名のフォルダを選択頂くことになります。Officeが正常にインストールされているPCであれば上記格納場所は存在するはずです。

Step3. Powerpoint上でアドインを読み込む

何でも良いのでPowerpointファイルを開きます。

  • 「ファイル」→「オプション」→「アドイン」を選択
  • 同画面下部にある「管理(A)」を「Powerpoint アドイン」に変更し、「設定(G)」をクリック
  • 右側に並ぶメニュー中「新規追加(A)」をクリック
  • Step2で格納したppamファイル「GrayScale.ppam」を選択し、「開く(O)」をクリック
  • 「閉じる(C)」をクリック

これで、皆さんのクイックアクセスツールバー上に

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この様なアイコンが追加されたかと思います。

利用方法

このボタンを押すだけです。
数百ページあるPowerpoint資料では数十秒かかることもありますが、通常は一瞬ないし数秒程度で開いているファイルの全てのオブジェクトがグレースケール設定になることがおわかり頂けるかと思います。

f:id:logicalkobo:20191104003013j:plain → f:id:logicalkobo:20191104003015j:plain

 いままで諦められていた方も多いかと思いますし、このグレースケールの仕様に気づいていながらもうまい効率化方法が見つからず膨大な手間を毎回かけていた方も多いかもしれません。

ほんのちょっとしたことですが、皆様の業務効率化に役立てば幸甚です。

 

再掲:ppamファイルダウンロードはこちらから